Que es Protocolo Empresarial
El protocolo empresarial es un nuevo
concepto en las organizaciones. “Es el compendio de normas escritas que regulan
la actuación de una empresa, tanto interna como externamente”. Es importante
destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias
características y objetivos.
Protocolo (por definición)
El protocolo es el conjunto de normas
y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y
tradiciones de los pueblos, rigen la celebración de los actos oficiales
Una base fundamental tanto en
protocolo empresarial como en cualquier otro tipo de protocolo, es la
prudencia.
Protocolo es saber convivir saber
agradar y saber estar, aderezado con un toque de estilo personal.
Protocolo empresarial
El protocolo empresarial es el
compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto
interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre
se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas
de convivencia y, en definitiva de comunicación.
Otra definición de protocolo
empresarial sería el conjunto de normas y técnicas necesarias para la
planificación, preparación, desarrollo y control de actos promovidos por
empresas privadas.
Por otro lado, podemos hablar también
de protocolo empresarial mixto, que son aquellos actos en los que participan
tanto empresas privadas como instituciones públicas. Se combinan, normas
establecidas por el Estado con usos y costumbres establecidas por las empresas.
El concepto de protocolo empresarial
va evolucionando y son ya algunos los que han argumentado un nuevo concepto de
protocolo empresarial como Don Gerardo Correas Sánchez, experto en protocolo.
El habla de su ‘Teoría del 6’, basada en seis máximas para conseguir los
correspondientes objetivos: imagen, proyección, comunicación, procedimiento,
rentabilidad y prestigio.
Principios del protocolo empresarial
Ser respetuoso
Ser puntual
Ser discreto
Ser cortes, agradable y positivo
Interesarse por los demás
Vestirse de acuerdo a las
circunstancias
Utilizar un adecuado lenguaje oral,
escrito y corporal
En que consiste el protocolo
empresarial
ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES
OBJETIVOS
Es importante destacar que cada uno
de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo
de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.
Cuando se realiza cualquier tipo de
acto, hay que acudir al entorno de negociación y a las atenciones especiales;
con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa.
El objetivo principal de los actos se
resume en tres puntos principales que son:
*NEGOCIACIÓN
*ACUERDO
*BENEFICIOS
En nuestra empresa todo evento es una
herramienta de comunicación tanto para el público interno como externo de la empresa,
Por lo tanto debemos de cuestionarnos¿ qué mensaje quiero transmitir?, ¿qué
imagen quiero que mis clientes y los miembros de mi staff tengan de mi
empresa?, ¿puedo realizar esa tarea yo solo?.
Debemos recordar que los eventos
connotan también como somos como profesionales y que grado de compromiso
tenemos para con nuestro público. Así pues, fijar previamente los objetivos
sirve como guía para planificar el evento en sí, y además nos permitirá medir
si el mensaje que queríamos emitir fue transmitido exitosamente y si no fue una
pérdida de tiempo y de recursos.
*
TIPOS DE ACTOS PROTOCOLARIOS
EMPRESARIALES
Hay que distinguir entre actos ajenos
que son aquellos organizados por otras entidades a los que asiste nuestra
empresa. Dentro de estos pueden ser con participación directa (algún
protagonista), y sin participación directa (como participantes del evento). Y
actos propios, que pueden ser actos externos fuera del ámbito de la empresa
pero organizados por la empresa, y actos internos que son actos sencillos y
rápidos, como reuniones profesionales de corta duración. Su duración no puede
llevar retrasos en la jornada laboral. Suelen ir acompañados de algo de bebida
y comida de sencilla elaboración.
Se entiende por protocolo
empresarial, por lo tanto, a las reglas sociales y formales que deben cumplirse
en el seno de una empresa. Este protocolo establece las pautas y los límites
que rigen el accionar de la compañía en cuestión.
El protocolo empresarial suele
regular el comportamiento de la empresa tanto en su interior como hacia el
exterior. A través del protocolo, se fijan normas de convivencia entre los
empleados y se establecen criterios de comunicación puertas afuera.
Los protocolos empresariales
recopilan las normas que deben seguirse para planificar, desarrollar y
controlar acciones promovidas por una empresa. En muchos casos, no sólo
incluyen reglas creadas por la compañía, sino que también recogen pautas
fijadas por el Estado.
Una empresa de transporte, por
ejemplo, puede seguir un protocolo empresarial que establece normas de conducta
para los conductores (que no pueden hablar con los pasajeros mientras conducen)
y obliga a los empleados a avisar a los clientes sobre eventuales cambios de
horario.
Veamos algunos de los puntos
fundamentales de cualquier protocolo empresarial, que también pueden aplicarse
a otro tipo de organización y, por qué no, a la vida de todo individuo que
persiga el éxito a nivel personal:
Estar informados La información es
uno de los tesoros que nos ofrece la vida, tanto a los seres humanos como al
resto de las especies. Cada vez que aprendemos algo, nos volvemos más fuertes
y, por lo tanto, más seguros de nosotros mismos. Comenzamos a avanzar más
rápidamente, con una mayor determinación. Las empresas suelen realizar apuestas
muy arriesgadas, ya que un error puede costar decenas de puestos o, en el peor
de los casos, su continuidad en el mercado.
Por esta razón, el protocolo
empresarial debe incluir en sus bases la obligación de estudiar cada aspecto de
una idea antes de dar un paso hacia una nueva decisión. Por ejemplo, al tratar
con clientes extranjeros, la clave del éxito se encuentra en contar con
intérpretes y conocer los aspectos fundamentales de su cultura para hacer que
se sientan en casa y evitar momentos incómodos u ofensivos.
Buena presencia
Este concepto es relativo y ambiguo,
ya que puede tener un significado diferente para cada persona o grupo. En el
ámbito empresarial también existe dicha variedad; por ejemplo, mientras un
programador puede vestir de manera casual y usar el cabello largo, se espera
que un contador muestre un aspecto más conservador y formal. Sobra decir que siempre
es posible romper con las tradiciones y las imposiciones; sin embargo, sólo
unos pocos consiguen imponer nuevas reglas, por lo cual es recomendable evitar
las decisiones impulsivas o innecesarias como parte del protocolo empresarial.
Seguridad y determinación
Este punto sirve para poner en
práctica los dos anteriores, ya que muchas veces es más importante lo que
hacemos con nuestros conocimientos que los conocimientos mismos. Habiendo
recaudado la mayor cantidad de información posible y respetada las pautas para
mantener la buena presencia, el paso siguiente es que nos perciban como una
empresa actualizada y respetable. Esto que en el ámbito personal puede parecer
una cualidad, que no podemos forzar, en el ámbito empresarial es la clave de la
supervivencia.
Como se aplica en la empresa
protocolo empresarial
Reuniones de trabajo con buffet
Son encuentros profesionales a los
que se suma la presentación estratégica de múltiples platos o productos como un
estímulo para el cliente que asiste a la reunión. Ofrecen un servicio rápido,
oferta atractiva y visualizada en el momento. El comensal confecciona él mismo,
su menú.
Tipos de actos
Buffet desayuno:
Buffet Brunch: (breakfast + lunch, 11.00 – 14.00 h)
Buffet exclusivamente de entrantes y
postres: Poco frecuente en protocolo
Buffet libre de almuerzo o cena
Sustituye al menú en los hoteles. El
comensal aumenta el número de opciones para confeccionar su menú. Las bebidas
se suelen servir en la mesa por el camarero y pueden no estar incluidas en el
precio.
Buffet a la parrilla o barbacoa:
Rompe con el protocolo y busca la creación de vínculos amistosos. Es uno de los
servicios más utilizados para reuniones de trabajo.
Buffet específico concertado: Oferta
gastronómica de alta calidad y sofisticación decorativa para un número elevado
de comensales. Opción muy utilizada en el protocolo empresarial.
Reuniones de trabajo con acompañante:
Almuerzo o cena.
En protocolo este tipo de reuniones
constituyen un momento puntual para la negociación con un claro predominio de
la distensión de las relaciones sociales.
Es un perfecto momento para brindar
las atenciones especiales y al mismo tiempo para negociar, pero muy
discretamente ya que en ella se encuentran también los cónyuges.
Se debe elegir un sitio de prestigio,
calidad, con estilo, buena comida, excelente servicio, bar separado para el
aperitivo, intimidad y aparcacoches o parking.
Los anfitriones deben llegar como
mínimo 15 minutos de antelación, siempre es preferible en protocolo esperar a
ser esperado.
No se debe llevar dinero en efectivo
para las propinas que se entregarán al final del servicio, si el lugar de
celebración es nuestro lugar de trabajo. Será aproximadamente el 10% del
importe de la factura.
Reuniones Profesionales
Son organizados mayoritariamente por
OPC y agencias de viajes especializadas. Surgen del auge del mercado de las
reuniones profesionales.
Sus funciones son la de asesorar,
organizar y controlar, todos los servicios necesarios para el desarrollo de la
reunión.
Tipos de actos:
Reuniones Virtuales
Junta o Asamblea
Convenciones
Congresos
Cursos, seminarios y simposios
Jornadas profesionales
Jornadas de puertas abiertas
Ferias y exposiciones
Reuniones virtuales: Es la opción
tecnológica cada vez más utilizada por directivos.
Ventajas: Evita pérdida de tiempo en
desplazamientos, así como facilita la organización de reuniones en cualquier
sala o despacho que se desee.
Convenciones: Es la convocatoria
realizada de forma puntual y de carácter cerrado, con una duración aproximada
de 3-4 días.
Dirigido a trabajadores de una
determinada categoría, pertenecientes generalmente a una misma empresa o grupo
de ellas.
Objetivo: Mejorar la comunicación y
relación entre ellos. Presentación de nuevos productos.
Asamblea o juntas: Reunión periódica
convocada por el Consejo de Administración de una empresa. Tiene una duración
de varias horas.
Dirigido a miembros de la empresa y
accionistas.
Objetivo: Informar, analizar
resultados, repartir dividendos o resolver problemas.
Congresos: Celebración periódica y
conocida con anterioridad, de carácter científico, político, económico o
laboral.
Participación mínima, 100 personas.
Duración aproximada 3-4 día..
Dirigido a científicos, políticos,
trabajadores de un sector específico, economistas.
Se suele entregar un diploma al
término del mismo
Objetivo: investigar, actualizarse y
relacionarse con otros profesionales de la especialidad.
Jornadas profesionales: Son reuniones
puntuales con una duración variable de días u horas.
Dirigido a profesionales
pertenecientes a un mismo sector.
Objetivo: Favorecer las relaciones
personales y el intercambio de experiencias.
Jornadas de puertas abiertas: Acto
protagonizado por una o varias empresas para darse a conocer. Su duración es
variable.
Dirigido a particulares y
profesionales.
Empresas con adecuadas.
Objetivo: Comercial, venta de
productos, publicidad, etc.
Ferias: Son actos periódicos que
siempre se celebran en el mismo lugar para exhibir bienes, servicios o
productos, con fines comerciales.
Dirigido a profesionales. También
particulares, aunque generalmente se estipulan unos días concretos para cada
uno.
Objetivo: Obtener una visión más
amplia del mercado .Facilita los contactos profesionales.
Exposiciones: Actos puntuales. Pueden
ser informativos, culturales, educativos, con una finalidad más propagandística
que comercial. Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios,
además converge el diálogo de informal a formal con la visualización. Son un
excelente medio de comunicación y un punto clave de promoción y divulgación,
bien de una empresa o de un producto y/o servicio. La mayoría de las
exposiciones no están orientadas a materializar ventas concretas de los
productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando esto ocurre y
se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la
misma. Es una actividad muy importante para establecer contactos.
Cursos, seminarios y simposios:
Reuniones puntuales, de carácter formativo, con una duración variable. Su
objetivo es exponer temas, realizar debates, grupos de trabajo con el fin de
contrastar opiniones y sacar conclusiones.
Otros tipos de actos que podemos
encontrar son:
Panel: El panel es una reunión no
formal, es una conferencia donde interviene un grupo de expertos, (2 o más
conferencistas), manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado con
discusión entre ellos. No exponen, sino que
Dialogan desde el principio. Permite
participación de una audiencia por medio de preguntas.
Esta es la gran diferencia que hay
con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente espontáneo, debe
seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparación
cuidadosa.
El moderador selecciona a los
participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo. Aunque cabe la
improvisación en la presentación, debe seguirse las líneas generales preparadas
de antemano.
Cada uno de los panelistas podrá
tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del diálogo, allí
estarán indicados los momentos en que cada uno tendrá que intervenir y las
ideas que deberá exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los
otros.
Es muy importante que tengan
facilidad de palabra y cierto derroche de humor para amenizar la conversación.
Foro: El foro es una reunión bastante
informal, es una técnica de participación en la cual todos los participantes de
igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado,
bajo la dirección de un coordinador o moderador. Difiere sustancialmente de la
mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los
participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la
participación. Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre
un mismo tema.
Encuentro: Reunión de especialistas,
en la cual uno o más expositores abordan temas inherentes a su área, con el
propósito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizadas en sus
respectivos campos profesionales.
Ciclo: Serie de actividades de
extensión (charlas, conciertos, exposiciones.) cuyos contenidos obedecen a
una temática central que se realiza en forma periódica.
Jornada: Periodo durante el cual se
desarrollan una serie de diversas actividades de extensión, centradas en un
área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos
de un grupo de personas con intereses afines.
Asamblea General: Reunión
estatutaria, ordinaria o extraordinaria, de los miembros de una Asociación.
Órgano decisorio.
Comité: Reunión formal de un grupo
limitado de personas, elegidas de un órgano directivo, con un mandato limitado
en el tiempo, generalmente son nombrados durante una sesión plenaria, cuyo
mandato se limita a la asistencia a dicha reunión superior, salvo excepciones.
Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en la
Orden del Día o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar subcomités o
grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias específicas.
Comisión: Con un carácter más efímero
pero con un radio de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano
de control o de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la
asociación u organización. Las entidades pueden tener varias comisiones
permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a
Estatutos.
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